BAGAIMANA TENTANG KERJA DI JEPANG

Musim mencari kerja bagi lulusan baru universitas di Jepang sudah dimulai. Para mahasiswa mulai mempersiapkan diri agar proses ini dapat berjalan lancar. Namun, terutama diantara mahasiswa asing, banyak juga yang bertanya-tanya tentang apa yang harus dipersiapkan agar mereka dapat diterima di tempat yang mereka inginkan. Tulisan kali ini ditujukan bagi Anda yang ingin melakukan proses perburuan kerja di Jepang, berdasarkan pengalaman pribadi penulis.

Di Jepang, mahasiswa mulai melakukan pencarian kerja sebelum lulus kuliah. Oleh karena itu, kebanyakan dari perusahaan perekrut tidak menitikberatkan pada tesis ataupun penelitian yang dilakukan di universitas, tetapi lebih kepada kemampuan serta kepribadian seseorang. Wajar jika seseorang mendapatkan pekerjaan sesuai dengan pendidikan ataupun riset yang ia lakukan, namun banyak juga mahasiswa yang mendapatkan pekerjaan yang sama sekali tidak berhubungan dengan jurusan yang diambil saat kuliah.

Yang terpenting adalah kecocokan antara para pencari kerja dengan kriteria yang dicari oleh perusahaan. Namun perlu diketahui, bahwa dalam proses tersebut, pihak perusahaan adalah pihak pembeli, yang memiliki posisi lebih tinggi dari pihak pelamar. Mereka memiliki hak untuk menyeleksi apakah mereka akan "membeli" para pelamar atau tidak.
Lalu, bagaimana perusahaan dapat melihat apakah kandidat pekerjanya sesuai dengan yang diinginkan atau tidak? Secara umum ada dua cara, tergantung dari jalur perekrutan yang diambil oleh para pelamar. Apakah melalui jiyu oubo (jalur umum) atau suisen (jalur rekomendasi).

Bila melewati jalur rekomendasi, para pelamar diharuskan membawa surat rekomendasi baik dari profesornya ataupun dari universitas tempat ia belajar. Dengan menerima lamaran melalui jalur ini, perusahaan menempatkan kepercayaan mereka pada proses pendidikan yang diterima pelamar. Lalu untuk memastikan apakah mereka sesuai dengan budaya perusahaan atau tidak, diadakan proses seleksi tambahan berupa wawancara, dan kadang-kadang juga tes tambahan.

Di Jepang, di masa lalu karena perekonomian yang baik dan terus berkembang, kemungkinan pelamar diterima melalui jalur ini cukup besar. Namun sekarang, seiring dengan memburuknya perekonomian, kemungkinan diterimanya pelamar melalui jalur rekomendasi menjadi semakin menurun.

Bila melalui jalur umum, para pelamar tidak mempunyai pilihan lain selain mengikuti proses seleksi yang diadakan oleh perusahaan. Proses tersebut mencakup seleksi melalui lamaran (entry sheet), tes tertulis, diskusi & kerja kelompok (group works), debat, presentasi, maupun wawancara kelompok dan wawancara pribadi.

Untuk menghadapi segala seleksi tersebut, tentunya persiapan yang matang diperlukan. Pencarian data tentang perusahaan yang Anda inginkan, tes, dan juga tentunya persiapan untuk lebih mengenali diri sendiri sangat diperlukan. Penulis akan mencoba mengupas tentang persiapan-persiapan untuk menghadapi beberapa tahap dalam proses mencari kerja.

1. Tahap Pengenalan Diri

Tidak bisa disangkal bahwa tahap pertama, dan tahap paling penting dalam proses pencarian pekerjaan adalah tahap pengenalan diri sendiri. Dengan mengetahui kelebihan, kelemahan, serta potensi diri, kita dapat dengan lebih leluasa menyusun rencana karir ke depan, termasuk dalam hal memilih perusahaan dan jenis pekerjaan yang kita inginkan. Lebih dari itu, persiapan di tahap ini akan membuat persiapan untuk tahap lain menjadi jauh lebih mudah, dan membuat proses pencarian kerja secara keseluruhan menjadi lebih lancar.

Misalnya, Anda bisa memulai dengan menyusun daftar data-data diri. Dengan adanya daftar itu sendiri, Anda bisa sangat terbantu dalam mengetahui diri Anda. Tetapi tentunya bukan hanya untuk tujuan tersebut daftar semacam itu harus dibuat. Tujuan terpenting adalah untuk mengatur strategi bagaimana Anda dapat merepresentasikan diri dengan lebih baik kepada perusahaan yang Anda minati.
Data-data yang harus ada dalam daftar mencakup mulai dari minat & hobi, keahlian, pengalaman, visi dan misi pribadi, kelebihan- kelebihan, dan tentunya hal-hal yang patut diperbaiki alias kelemahan-kelemahan diri. Bukan hanya itu, Anda harus juga tahu, mengapa Anda memiliki sifat-sifat seperti itu. Mengapa Anda memiliki minat, misalnya hobi membaca buku dan bukannya pergi ke luar rumah atau outdoor activities. Atau, mengapa Anda memilih suatu tema riset yang populer. Apakah Anda memang berminat pada tema itu, atau Anda adalah orang yang efektif dan tidak mau mencari kesulitan yang tidak perlu, sebab profesor Anda menyarankan tema itu dan banyak sumber literatur telah tersedia.

Dengan kata lain, dari daftar data-data pribadi Anda, cobalah bentuk suatu kesatuan yang sering disebut sebagai karakter diri. Dengan mampunyai bayangan tentang karakter diri, Anda akan mampu mengetahui alasan-alasan tentang tindakan yang pernah diambil. Dan Anda akan mampu dengan mudah menjelaskan hal-hal tersebut misalnya dalam proses wawancara di masa depan.

Salah satu ukuran yang sering digunakan dalam mengetahui karakter seseorang adalah indikator tipe Myers-Briggs (Myers-Briggs Type Indicator/ MBTI). Indikator ini memiliki 4 macam parameter: Extraversion / Introversion, Sensate / iNtuitive, Thinking / Feeling, dan Judging / Perceiving.

Misalnya, Anda memiliki karakter (E)xtraverted i(N)tuitive (T)hinking (J)udging, ENTJ. Orang dengan karakter ENTJ sering disebut sebagai "the executive". Anda memiliki kelebihan sebagai seorang pemimpin yang mampu berfokus pada suatu masalah dan mencari penyelesaiannya. Anda memiliki rasa percaya diri yang besar, serta memiliki kemampuan verbal yang baik untuk mengkomunikasikan pendapat Anda. Namun Anda juga memiliki kelemahan kurang mampu mentoleransi kekurangan orang lain, sehingga kadang-kadang dijauhi oleh teman Anda sendiri. Poin inilah yang harus Anda perbaiki dalam menyempurnakan karakter Anda.

Lebih jauh lagi, dapat disimpulkan bahwa seorang ENTJ sangat cocok untuk menjadi pemimpin atau pengurus organisasi. Karena itulah, Anda dapat merepresentasikan diri Anda sebagai seseorang yang berpotensi menjadi pemimpin di perusahaan manapun.

Dalam tahap-tahap berikutnya, misalnya pada saat tes psikologi maupun wawancara, pengetahuan seperti ini akan sangat membantu baik dalam menjawab pertanyaan maupun dalam menjelaskan diri Anda kepada orang lain.

Tujuan proses mencari kerja adalah meyakinkan pihak perusahaan untuk mencapai kesimpulan bahwa Anda adalah orang yang mereka cari. Untuk itu, perlu juga diselidiki data-data perusahaan serta jenis pekerjaan yang Anda cari untuk membuat suatu argumen yang kuat dalam meyakinkan pihak perusahaan. Biasanya, data-data tersebut tersedia di homepage tiap perusahaan yang dimaksud. Juga, pada umumnya perusahaan-perusahaan mengadakan seminar penjelasan tentang kegiatan mereka. Ini adalah kesempatan yang baik untuk memperoleh informasi yang Anda butuhkan.

Penjelasan tentang MBTI dapat dilihat misalnya di http://bsm.securesites.com/, sedangkan tes online untuk mengetahui career personality Anda dapat dilakukan gratis di http://web.tickle.com/, di dalam kategori Career. Terdapat juga tes untuk mengetahui bakat kepemimpinan Anda.

2. Penyerahan Lamaran

Di Jepang, hampir semua perusahaan sudah mengadopsi sistem lamaran online. Lamaran pekerjaan semacam itu disebut sebagai entry sheet. Umumnya kita mengisi data kita dalam kolom-kolom yang telah disediakan. Selain data-data pribadi seperti tanggal lahir, pendidikan, atau pengalaman kerja, ada juga kolom-kolom pertanyaan karangan, seperti misalnya: apa motivasi Anda dalam memilih perusahaan kami, atau mengapa Anda memilih jenis pekerjaan ini, dan sebagainya. Biasanya panjang maksimal karangan sudah ditentukan. Walaupun tidak ada kewajiban untuk mengisi penuh kolom karangan, menulis terlalu sedikit pun akan memberi kesan yang buruk pada perusahaan.

Salah satu poin terpenting dalam menulis karangan pada kolom semacam itu adalah dengan memberikan jawaban yang jelas dan lojik. Biasakan menulis kesimpulan terlebih dahulu, setelah itu baru menulis alasannya. Misalnya Anda diminta untuk menuliskan appeal pribadi. Jika Anda telah melakukan persiapan di tahap sebelumnya denga baik, ini adalah kesempatan untuk "menjual" diri dengan baik. Anda bisa menulis bahwa Anda adalah seorang pemimpin. Lalu selanjutnya Anda bisa paparkan mengapa kesimpulannya seperti itu dengan menulis kelebihan-kelebihan dan pengalaman Anda.
Ada perusahaan yang mengharuskan Anda mengisi entry sheet langsung melalui homepage mereka. Namun pada umumnya, entry dapat dilakukan di beberapa web site khusus untuk para pencari kerja. Diantara yang populer adalah situs rikunabi, http://www.rikunabi.com/. Situs itu disebut-sebut sebagai situs recruitment terlengkap di seluruh Jepang, dengan informasi- informasi yang cukup detail mengenai hampir semua perusahaan dimuat didalamnya. Pengguna situs ini, setelah mendaftar sebagai anggota, dapat mencari data perusahaan yang mereka inginkan. Dan jika perusahaan tersebut membuka lowongan, maka pengguna dapat dengan mudah mengirimkan lamaran secara online. Sayangnya situs ini hanya menyediakan tampilan dalam Bahasa Jepang. Ada situs lainnya yang menyediakan informasi dalam Bahasa Inggris juga, dan dapat diakses di http://www.careerforum.net/. Selain itu, dengan mengikuti seminar-seminar penjelasan perusahaan, Anda dapat memperoleh informasi tentang bagaimana menyerahkan lamaran.

3. Tes dan Wawancara

Jika surat lamaran Anda dianggap memenuhi syarat, maka tahap selanjutnya yang harus Anda hadapi adalah seleksi berupa tes dan wawancara. Tidak ada ketentuan pasti tentang berapa kali wawancara atau tes yang harus diambil. Namun pada umumnya, seleksi tahap ini terbagi menjadi 3 bagian, apakah berupa wawancara seluruhnya, atau tes tertulis dan wawancara.

Biasanya tes tertulis yang harus dilakukan adalah tes jenis SPI (Synthetic Personality Inventory). Tes ini menggabungkan penilaian kemampuan dasar Anda dalam berbahasa dan perhitungan matematik, dan juga psikotes untuk mengetahui karakter Anda. Jika Anda sudah mengerti karakter Anda dengan baik, tidak ada kesulitan dalam mengikuti psikotes. Namun, seperti layaknya tes masuk universitas di Indonesia, diperlukan persiapan yang matang dalam menghadapi tes menghitung. Soal yang keluar tidak begitu sulit, tapi diperlukan kecepatan untuk dapat menyelesaikan sebagian besar atau seluruh soal. Persiapan untuk tes SPI dapat dilakukan dengan membeli buku-buku SPI dan berlatih untuk menjawab soal dengan cepat. Agar anda dapat berfokus untuk menyiapkan wawancara dengan baik, sangat dianjurkan untuk mulai berlatih jauh-jauh hari. Bahkan kalau bisa, latihan sudah dimulai dari sekarang.

Dalam seleksi wawancara, penguji akan memberikan pertanyaan dan kita diharapkan mampu menjawabnya dengan baik dan jujur. Perlu ditekankan bahwa kita tidak harus mengungkapkan seluruh diri kita kepada mereka. Pewawancara hanya ingin tahu apakah kita bisa diandalkan dalam bekerja, bisa dipercaya, mampu berpikir logis, dan mampu menyesuaikan diri dengan kultur perusahaan. Jika Anda ditanya dengan pertanyaan abstrak, maka coba menjawab dengan contoh riil. Begitu juga bila Anda ditanya tentang pengalaman spesifik, setelah menjawabnya, coba tarik kesimpulan dari pengalaman Anda yang menunjukkan bahwa Anda adalah orang yang dapat diandalkan.

Pertanyaan-pertanyaan dalam wawancara dengan perusahaan-perusahaan Jepang biasanya dimulai dengan pertanyaan generik. Misalnya mengapa Anda tertarik dengan perusahaan kami, atau mengapa Anda memilih jenis pekerjaan ini, dan sebagainya. Biasanya dalam tahap pertama wawancara, beberapa orang pelamar dipanggil sekaligus dalam satu sesi. Kemudian para pelamar akan ditanya secara bergantian. Bantu para pewawancara dalam mencapai kesimpulan dengan menggunakan jawaban yang mencerminkan bahwa Anda mengetahui diri Anda dengan baik, dan Anda yakin bahwa Anda cocok dengan perusahaan pewawancara. Coba untuk selalu jujur dan menggunakan contoh-contoh riil. Dan banyak lagi tips-tips yang berguna dalam buku-buku tentang wawancara yang banyak dijual saat ini, seperti tentang mengapa memakai jam tangan adalah penting dan sebagainya.

Semakin jauh tahap wawancara, maka kemungkinan besar semakin tinggi jabatan orang-orang yang mewawancarai Anda. Mereka mungkin tidak begitu peduli dengan kemampuan yang Anda miliki sekarang, tetapi lebih menekankan penilaian kepada karakter Anda. Penulis yakin jika Anda sudah memahami diri Anda dengan baik, maka proses wawancara ini tidak akan menjadi proses yang menakutkan, sebaliknya malah menyenangkan.

Untuk berlatih dalam menyampaikan jawaban dengan lancar, latihan wawancara dengan teman dapat sangat membantu. Dan coba selalu menyiapkan jawaban sebelum wawancara bagi pertanyaan-pertanyaan yang mungkin keluar. Dengan persiapan seperti itu, Anda bisa menilai apakah jawaban Anda nanti cukup baik atau perlu diperbaiki lagi.

Perlu diingat, bila Anda tidak lulus dalam proses wawancara, maka itu bukanlah kesalahan Anda pribadi. Kemungkinan besar hal itu disebabkan karena pewawancara menganggap Anda tidak cocok dengan perusahaannya. Hal itu justru lebih baik jika dibandingkan bila Anda diterima tapi malah kemudian anda sadar kalau Anda tidak cocok. Percayalah, jika Anda jujur dalam wawancara, maka hasil yang Anda dapatkan merupakan hasil yang baik untuk Anda.

4. Tahap Penerimaan

Jika anda telah menyelesaikan seluruh proses dengan lancar, maka perusahaan akan menghubungi anda baik melalui telepon atau email bahwa Anda "layak" menjadi anggota perusahaan mereka. Umumnya di Jepang, para pelamar diterima di lebih dari satu perusahaan. Mereka kemudian akan menentukan perusahaan mana yang akan mereka masuki. Biasanya pihak perusahaan akan memberikan waktu beberapa hari/minggu untuk memutuskan. Pikirkan dengan masak. Tanya pendapat senior-senior atau teman-teman Anda, dan putuskan sesuai dengan visi Anda. Apakah Anda mencari perusahaan dengan lingkungan yang enak, atau jenis pekerjaan yang Anda inginkan adalah seperti ini, dan sebagainya. Begitu Anda memutuskan, maka pihak perusahaan akan meminta Anda untuk menghentikan proses pencarian kerja di perusahaan-perusahaan lain. Walaupun begitu, Anda belum terikat sampai Anda menandatangani kontrak perjanjian, yang biasanya diambil 6 bulan sebelum masuk perusahaan itu.